Vier Wege wie Sie die Effizienz im Mietermanagement um bis zu 70% steigern können

Nov 22, 2019 11:54:36 AM
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Ein effektives Mietermanagement ist der Schlüssel zur Kostensenkung. Doch viele der aktuellen Prozesse sind repetitiv und beinhalten Telefongespräche und Briefverkehr. Der Umgang mit Mietern 1:1 ist zeitaufwendig und lässt wenig Raum für die Auseinandersetzung mit Themen, die von langfristigem Wert sind. Gleichzeitig ist es der persönliche Kontakt zwischen Hausverwalter und Mieter, der zur Mieterzufriedenheit beiträgt – und die Mieterzufriedenheit ist einer der Hauptfaktoren, um Leerstände niedrig zu halten.

Die Schlüsselfrage ist: Wie können Sie die Prozesseffizienz steigern, um Kosten zu senken und gleichzeitig eine persönliche Beziehung zu Ihren Mietern zu pflegen?

Bis zu 70% Zeitersparnis mit Mieter-Applikationen möglich

Laut einer Studie von Deloitte können digitale Mieter-Apps dazu beitragen, die Prozesseffizienz von Wohnungsunternehmen um bis zu 70% zu steigern. Die Studie kommt zu dem Schluss, dass, wenn die Kommunikation zwischen einem Mieter und einem Hausverwalter über das Servicezentrum der Mieter-App erfolgt, die Bearbeitungszeit eines Vorfalls mit einem Handwerker um zwei Drittel der üblichen Bearbeitungszeit reduziert werden kann. In Zahlen ausgedrückt: Statt durchschnittlich 94 Minuten dauert der teilautomatisierte Prozess bei der Nutzung der Mieter-App nur noch durchschnittlich 30 Minuten. Das entspricht bei einem Wohnungsunternehmen mit 1.000 Einheiten rund 83 Arbeitstagen.

Digitale Mieter-Apps erfüllen die sich wandelnden Bedürfnisse der Mieter

Gleichzeitig ändern sich die Bedürfnisse und Erwartungen der Mieter. Kommunikation per Telefon und der Empfang von Dokumenten per Post wird zunehmend als “veraltet” angesehen. Mieter sind heute eine unmittelbare Kommunikation in Echtzeit gewohnt, rund um die Uhr erreichbar mit schnellen Reaktionszeiten – alles möglich über das Smartphone. Wie bei anderen Aspekten ihres Lebens wollen und erwarten sie eine moderne Schnittstelle zur Interaktion mit ihren Hausverwaltungen.

Im Folgenden untersuchen wir vier Möglichkeiten, wie Mieter-Apps dabei helfen können, die Effizienz im Mietermanagement zu steigern.

1. Effektive Kommunikation: Erreichen Sie all Ihre Mieter mit einer Botschaft

Optimieren Sie Ihre Mieterkommunikation, ohne die direkte Verbindung zu Ihren Mietern zu verlieren. Über die Pinnwand der Mieter-App können Sie nun alle Mieter innerhalb eines Gebäudes mit einer Nachricht erreichen. Es werden keine Briefe benötigt. Sie können Status-Updates zu Anfragen oder wichtigen Informationen, die das gesamte Gebäude betreffen, veröffentlichen. Mieter können in Echtzeit antworten oder Folgefragen stellen. Auf diese Weise fühlen die Mieter sich Ihnen enger verbunden als je zuvor.

2. Digitale Dokumentation: Alles an einem Ort gespeichert

Speichern Sie wichtige Dokumente für Ihre Mieter online auf der Mieter-App. So haben Ihre Mieter immer Zugriff auf alle relevanten Dokumente, wie z.B. Pflegehinweise oder Grundrisse. Gleichzeitig können Sie Zeit und Geld sparen, indem Sie neue Dokumente ganz einfach in der App hochladen anstatt sie per Post zu versenden, z.B. Betriebskostenabrechnungen.

3. Service Center: Empfangen und Reagieren auf Nachrichten 24/7

Über das digitale Servicezentrum der Mieter-App können Mieter Anfragen rund um die Uhr einreichen. Der Hausverwalter erhält automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Nachricht eingeht. Das zugehörige Ticketing-System bietet den perfekten Überblick für die Bearbeitung und Beantwortung jeder Anfrage.

4. Datenanalyse: Erhöhen Sie die Transparenz in Ihren Gebäuden.

Neben den grundlegenden digitalen Funktionalitäten wie Pinnwand, digitale Dokumentation und Servicezentrum können Sie mit einer Mieter-App weitere Einblicke in das Geschehen in Ihren Gebäuden gewinnen. Durch die Auswertung der Anfragen, die Ihre Mieter häufig haben, gewinnen Sie ein tieferes Verständnis dafür, wie Sie die Effizienz und Mieterzufriedenheit weiter verbessern können.

Erste Schritte in Richtung digitales Mietermanagement 

Auch wenn die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft etwas zögerlich begonnen hat, nehmen immer mehr Unternehmen das Thema ernst. Einige der Big Player der Branche rollen ihre digitale Mietermanagement-Lösung bereits übergreifend aus.

Effizienzsteigerung, eine direktere Beziehung zu Ihren Mietern, verbesserte Kommunikation sowie mehr Transparenz sind einige der Hauptvorteile, die Sie nach der Implementierung einer digitalen Mieterplattform sehen. Auch wenn es nicht über Nacht geschehen wird, wird die Zeit kommen, in der ein digitaler Ansatz der neue Standard sein wird.

Bei Allthings begleiten wir unsere Kunden bei den ersten Schritten in Richtung digitales Mietermanagement. Unser Ansatz ist es, zunächst die Grundlagen – wie digitale Kommunikation, Dokumentation und ein Servicecenter – in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren. Die Entscheidung für unsere Mieter-Management-Plattform hat unseren Kunden, darunter einige der führenden mittelständischen und großen Wohnungsunternehmen der Branche, geholfen, ihre Prozesseffizienz nachhaltig zu steigern.

Möchten Sie herausfinden, wie dies in Ihrem Unternehmen aussehen kann? Machen Sie die ersten Schritte in die Digitalisierung und testen Sie unsere Mietermanagement-Plattform Allthings Essential kostenlos. Erfahren Sie hier mehr über unsere Lösung.

 

Four ways to improve efficiency in tenant management by up to 70%

Effective tenant management is key in cost reduction. Yet, most of the current processes are repetitive and involve individual phone calls or letters. Dealing with tenants 1:1 is time consuming and leaves less room to address topics that offer long-term value to them. At the same time, it’s the personal contact between property managers and tenants that results in happy tenants – and happy tenants are one of the main factors in keeping vacancies low.

The key question is: How can you navigate between increasing process efficiency in order to reduce costs while keeping a personal relationship with your tenants?

Up to 70% time savings possible with tenant apps

According to a study from Deloitte, digital tenant apps can help increase process efficiency of housing companies by up to 70%. The study concludes that if the communication between a tenant and a property manager takes place via the service center of the tenant app, the processing time of an incident involving a craftsman can be reduced by two-thirds of the normal required time. Speaking in numbers: instead of an average of 94 minutes, the partly automated process only takes an average of 30 minutes when using the tenant app. This translates to around 83 working days for a housing company with 1,000 units.

Digital tenant apps meet the changing needs of tenants

At the same time the needs and expectations of tenants are changing. Speaking to somebody on the phone and receiving documents via mail is increasingly regarded as ‘outdated’. Tenants are nowadays used to instant communication, 24/7 availability and swift responses – all accessible via their smartphone. As with other aspects of their lives, they want and expect a modern interface to interact with their property managers.

In the following, we’ll be looking at four ways how tenant apps can help increase the efficiency in tenant management.

1. Effective communication: reach all your tenants with one message

Streamline your tenant communication without losing direct connection to your tenants. Using the tenant app’s pinboard, you can now reach all tenants within a building with one message. No letters are needed. You can post status updates on inquiries or important information that concerns the whole building. Tenants can reply or ask follow-up questions in real time. This way, they’ll feel more closely connected to you than ever before.

2. Digital documentation: everything saved in one place

Store important documents for your tenants online on the tenant app. Thus, your tenants always have access to all relevant documents, such as care instructions or their floor plan. At the same, you can save time and money by uploading new documents on the app, such as operating cost invoices, instead of sending them by post. 

3. Service Center: receive and react to messages 24/7

Tenants can report inquiries around the clock via the digital service center of the tenant app. The property manager automatically receives a notification when a new message arrives.  The associated ticketing system provides property managers with the perfect overview for processing and answering each enquiry. 

4. Data analysis: increase the transparency in your buildings

In addition to the basic digital functionalities, such as a pinboard, digital documentation and a service center, using a tenant app allows you to gain further insights into what’s happening in your buildings. By revising the inquiries that your tenants commonly have in each building, you gain a deeper understanding of how you can further improve efficiency and tenant satisfaction. 

Taking the first steps into digital tenant management 

Even though the digitization of the housing industry has started somewhat hesitantly, more and more companies are taking the topic seriously. Some of the big players in the industry are already rolling-out their digital tenant management solution.

Increased efficiency, a more direct relationship to their tenants, improved communication as well as added transparency are some of the core benefits they’re seeing after implementing a digital tenant platform. While it won’t happen overnight, the time will come when a more digital approach will be the new standard.

At Allthings we accompany our clients to take the first steps into digital tenant management. Our approach is to first focus on integrating the basics – such as communication, documentation and a digital service center – into your existing processes. The implementation of our tenant management platform has helped our clients, including some of the leading medium-sized and big housing companies in the industry, to increase efficiency.

Would you like to find out how this can help your company? Take the first steps into digitization and test our tenant management platform Allthings Essential for free. Learn more about our solution here.